Corporate Secretary : Super Sibuk

Sumber : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgeLjvoAQOPiEi_QN3_1Iq6aEBv-rBT8lSQFV0EA4vX2HWRiu4wPjd10bCpdCuARfZTJrHB4gGPitFDl1_mKwCABTt8v_Z4DvW0oWo2k3mR04_z3TSalcRgFdBw7DZtCEJxr9VOFu4OvrL2/s1600/secretary_1.png

Tahu kah anda maksud dari gambar di atas? Atau, kenal kah anda dengan profesi yang ia tekuni? Ada dua kata yang tepat untuk menggambarkan pekerjaannya yang cukup berat yaitu SS (Super Sibuk). Wanita yang Super Sibuk ini menjalani hidupnya sebagai corporate secretary yang apabila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia nya memiliki pengertian yaitu sekretaris perusahaan. 

Selama ini yang kita ketahui tentang sekretaris hanyalah bekerja sebagai asisten dari Bos nya. Pekerjaan yang ia lakukan hanya menyusun jadwal acara, menerima telepon, dan mengerjakan dokumen administrasi. Akan tetapi, pada kenyataannya tidak lah sesederhana itu. Pekerjaan dari seorang sekretaris perusahaan cukup lah berat. Ia memiliki tugas dah tanggung jawab yang cukup banyak dan tidak semudah yang kita bayangkan selama ini. Terlebih lagi apabila perusahaan itu merupakan perusahaan yang besar tentu tugasnya akan lebih berat dan bertambah banyak.

Secara umum, aku ingin menggambarkan fungsi dari sekretaris perusahaan itu seperti apa. Sekretaris perusahaan membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, penanganan hukum, pengelolaan kehumasan (Relation Officer), Sistem manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Informasi Perusahaan.

sumber : http://retnodamayanthi.files.wordpress.com/2008/06/wanita-karir21.jpg

Adapun tugas pokok dari Sekretaris Perusahaan sebagai berikut :

1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.

2.  Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.

3.  Menyelenggarakan database dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.

4.  Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak Stake Holder.

5.  Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.

6.  Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal.

7.  Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.

8.  Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu perusahaan.

9.  Menyiarkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari kebijakan mutu dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.

12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan. 

13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan tepat waktu.

Melihat begitu banyaknya rentetan tugas yang menanti untuk dikerjakan oleh seorang sekretaris, bagaimana pandangan anda? Masih minat kah anda menjadi sekretaris perusahaan? 

Sedikit banyaknya ada 10 wewenang yang perlu dijalankan oleh seorang sekretaris perusahaan, yakni:

1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder.

2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan perusahaan.

3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan suatu peraturan atau kebijakan.

4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh Direksi.

5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulan perusahaan, Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.

6. Atas persetujuan Direksi  mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan.

7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem manajemen mutu perusahaan.

8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit.

9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi manajemen termasuk penyebarluasaan informasi perusahaan melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi Local Area Network dan pengaturan akses informasi.

10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang digunakan perusahaan.

Semua yang tertulis di atas merupakan gambaran job desk seorang sekretaris perusahaan. Kalau dilihat sekilas memang terlihat sangat banyak namun apabila semua nya itu dijalanin dengan ketulusan dan rasa enjoy maka semua itu tidak lah menjadi sebuah beban berat bagi sang pelaku nya. 

God Bless You  :)

Referensi :

http://www.docstoc.com/docs/50558066/NAMA-JABATAN-SEKRETARIS-PERUSAHAAN-FUNGSI